← Wróć na stronę główną

Polityka Prywatności

WEBBUDDY Sp. z o.o. | marka Voltavo | www.voltavo.pl

Ochrona Państwa prywatności jest dla nas priorytetem. Niniejszy dokument wyjaśnia, jakie dane osobowe zbieramy, w jakim celu je przetwarzamy oraz na jakiej podstawie prawnej – w szczególności w ramach świadczenia usług doradztwa na rynku energii elektrycznej dla klientów biznesowych.

§ 1 Informacje ogólne

  1. Niniejsza Polityka Prywatności reguluje zasady przetwarzania danych osobowych użytkowników serwisu internetowego dostępnego pod adresem www.voltavo.pl (dalej: Serwis) oraz klientów korzystających z usług doradztwa na rynku energii elektrycznej świadczonych przez WEBBUDDY Sp. z o.o.
  2. Administratorem danych osobowych jest WEBBUDDY SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ z siedzibą w Legionowie, ul. gen. Józefa Sowińskiego 12/86, 05-120 Legionowo, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0001115148, NIP: 5361981335, REGON: 529123196, właściciel marki Voltavo (dalej: Administrator).
  3. Dane kontaktowe Administratora: e-mail: kontakt@voltavo.pl, adres do korespondencji: ul. gen. Józefa Sowińskiego 12/86, 05-120 Legionowo.
  4. Administrator nie powołał Inspektora Ochrony Danych (IOD), ponieważ nie jest do tego zobowiązany na podstawie art. 37 RODO. Wszelkie sprawy dotyczące ochrony danych osobowych można kierować bezpośrednio na adres e-mail Administratora.
  5. Ważne zastrzeżenie: Spółka WEBBUDDY Sp. z o.o. (marka Voltavo) nie jest sprzedawcą energii elektrycznej, nie prowadzi działalności w zakresie obrotu energią elektryczną w rozumieniu ustawy Prawo energetyczne, ani nie zawiera w imieniu klientów umów sprzedaży energii lub umów kompleksowych. Usługa świadczona przez Administratora ma charakter analityczno-doradczy i polega na pozyskaniu oraz przedstawieniu klientowi porównawczego zestawienia ofert.

§ 2 Podstawa prawna przetwarzania

Dane osobowe są przetwarzane zgodnie z przepisami powszechnie obowiązującego prawa, w szczególności:

  1. Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych – dalej: RODO).
  2. Ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych.
  3. Ustawą z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
  4. Ustawą z dnia 12 lipca 2024 r. – Prawo komunikacji elektronicznej (Dz.U. 2024 poz. 1221; w życie od 10 listopada 2024 r.).
  5. Ustawą z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta – w zakresie dotyczącym Klientów-Konsumentów (uprzywilejowanych przedsiębiorców JDG).

§ 3 Cele, podstawy prawne oraz okresy przetwarzania danych

Administrator przetwarza dane osobowe w następujących celach:

  1. Zawarcie i realizacja umowy o świadczenie usług doradztwa energetycznego (art. 6 ust. 1 lit. b RODO)

    • Zakres danych: Dane identyfikacyjne (imię, nazwisko, firma, NIP, REGON), dane kontaktowe (adres e-mail, numer telefonu), parametry techniczne punktów poboru energii (numery PPE, grupa taryfowa), dane dotyczące historycznego i prognozowanego zużycia energii elektrycznej oraz kopie faktur i rachunków za energię.
    • Okres przechowywania: Przez czas trwania umowy oraz do momentu przedawnienia ewentualnych roszczeń wynikających z umowy (co do zasady 3 lata od zakończenia świadczenia usług), z zastrzeżeniem, że kopie faktur, rachunków oraz szczegółowe dane o zużyciu energii (profile zużycia) są usuwane po upływie 180 dni od dnia dostarczenia Klientowi zestawienia ofert (zasada minimalizacji danych).

  2. Występowanie do sprzedawców energii w celu uzyskania ofert handlowych (art. 6 ust. 1 lit. b RODO)

    • Opis działania: Na podstawie zawartej umowy oraz udzielonego pełnomocnictwa, Administrator przekazuje niezbędne dane klienta (dane techniczne PPE, zużycie energii, NIP) sprzedawcom energii elektrycznej. Działanie to stanowi element realizacji umowy na żądanie klienta. Klient nie musi wyrażać odrębnej zgody w rozumieniu RODO na to przekazanie, gdyż jest ono niezbędne do wykonania zamówionej usługi.
    • Okres przechowywania: Tożsamy z okresem realizacji umowy doradztwa.

  3. Obsługa zapytań za pośrednictwem formularzy kontaktowych oraz poczty e-mail (art. 6 ust. 1 lit. f RODO – uzasadniony interes Administratora)

    • Opis działania: Udzielanie odpowiedzi na pytania dotyczące oferty, usług oraz bieżący kontakt.
    • Okres przechowywania: Przez okres 12 miesięcy od momentu zakończenia korespondencji lub do czasu wniesienia skutecznego sprzeciwu.

  4. Marketing bezpośredni własnych produktów i usług (art. 6 ust. 1 lit. f RODO – uzasadniony interes Administratora)

    • Opis działania: Informowanie o nowych usługach, promocjach i analizach rynkowych marki Voltavo. Przesyłanie informacji handlowej drogą elektroniczną (e-mail) wymaga uprzedniej, odrębnej zgody Klienta zgodnie z art. 10 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
    • Okres przechowywania: Do momentu wniesienia przez użytkownika sprzeciwu wobec przetwarzania danych w tym celu lub cofnięcia zgody na otrzymywanie informacji handlowej.

  5. Wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na Administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z przepisami podatkowymi i rachunkowymi)

    • Opis działania: Wystawianie faktur, prowadzenie ksiąg rachunkowych i rozliczeń podatkowych.
    • Okres przechowywania: Przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku związanego z usługą.

  6. Ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami (art. 6 ust. 1 lit. f RODO – uzasadniony interes Administratora)

    • Opis działania: Zabezpieczenie interesów prawnych i finansowych spółki na wypadek sporu.
    • Okres przechowywania: Do upływu terminów przedawnienia roszczeń przewidzianych w Kodeksie cywilnym (maksymalnie 6 lat od momentu powstania roszczenia).

§ 4 Odbiorcy danych

  1. Dane osobowe klientów mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:
    • Sprzedawcom energii elektrycznej działającym na rynku polskim – jako niezależnym administratorom danych osobowych – wyłącznie w celu i w zakresie niezbędnym do sporządzenia ofert handlowych dla klienta, na podstawie udzielonego pełnomocnictwa.
    • Upoważnionym pracownikom i współpracownikom Administratora, którzy muszą mieć dostęp do danych w celu wykonywania swoich obowiązków.
    • Podmiotom przetwarzającym dane na zlecenie Administratora (procesorom): dostawcom usług IT, hostingu, systemów CRM, biurom rachunkowym oraz firmom kurierskim – na podstawie zawartych umów powierzenia przetwarzania danych (art. 28 RODO).
    • Dostawcom systemów sztucznej inteligencji (modeli językowych, tzw. LLM): wyłącznie w celu automatycznego odczytania i ustrukturyzowania danych zawartych w przekazanych przez Klienta fakturach i dokumentach (np. numer PPE, grupa taryfowa, wolumen zużycia, parametry cenowe) – jako podmiotom przetwarzającym na podstawie umowy powierzenia przetwarzania (art. 28 RODO). Dostawca przetwarza dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Administratora, w zakresie niezbędnym do wykonania usługi, i nie wykorzystuje ich do trenowania ani ulepszania swoich modeli.
    • Kancelariom prawnym oraz firmom doradczym – w celu zapewnienia wsparcia prawnego i operacyjnego.
    • Organom władzy publicznej (np. URE, UOKiK, UODO, organom skarbowym, sądom) – wyłącznie na ich prawnie uzasadnione żądanie i w granicach obowiązującego prawa.
  2. Administrator w miarę możliwości korzysta z dostawców przetwarzających dane na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG). Jeżeli jednak dostawca usług IT, CRM lub systemu sztucznej inteligencji (LLM) korzysta z infrastruktury w państwie trzecim (np. w USA), transfer odbywa się z zachowaniem restrykcyjnych wymogów RODO, w szczególności na podstawie Standardowych Klauzul Umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską, mechanizmu Data Privacy Framework lub decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony. Dane osobowe nie są przekazywane do państw trzecich w innych przypadkach ani udostępniane organizacjom międzynarodowym.

§ 5 Prawa osób, których dane dotyczą

  1. Każdej osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo do:
    • Dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii (art. 15 RODO).
    • Sprostowania (poprawiania) danych (art. 16 RODO).
    • Usunięcia danych ("prawo do bycia zapomnianym") (art. 17 RODO) – o ile nie zachodzą okoliczności wyłączające to prawo (np. obowiązek prawny przechowywania dokumentacji księgowej).
    • Ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO).
    • Przenoszenia danych (art. 20 RODO) – w zakresie, w jakim przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany na podstawie umowy lub zgody.
    • Sprzeciwu wobec przetwarzania (art. 21 RODO) – z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją, gdy przetwarzanie opiera się na uzasadnionym interesie Administratora (np. marketing bezpośredni).
    • Cofnięcia zgody w dowolnym momencie (jeśli przetwarzanie odbywało się na podstawie zgody) – bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed jej cofnięciem.
    • Wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, e-mail: kancelaria@uodo.gov.pl).
  2. W celu realizacji swoich praw należy skontaktować się z Administratorem pod adresem e-mail: kontakt@voltavo.pl. Wniosek zostanie rozpatrzony bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 30 dni od jego otrzymania.
  3. Specyfika danych B2B (JDG): W przypadku klientów prowadzących Jednoosobową Działalność Gospodarczą (JDG), dane dotyczące nazwy firmy, numeru NIP, REGON, a także dane dotyczące zużycia prądu w miejscu prowadzenia działalności stanowią dane osobowe w rozumieniu RODO, o ile pozwalają na zidentyfikowanie osoby fizycznej. Dane o zużyciu energii oraz numery PPE nie są danymi szczególnej kategorii (danymi wrażliwymi) w rozumieniu art. 9 RODO.

§ 6 Pliki cookies oraz technologie śledzące

  1. Serwis www.voltavo.pl wykorzystuje pliki cookies (małe pliki tekstowe zapisywane na urządzeniu końcowym użytkownika) w celu prawidłowego działania strony, zapewnienia bezpieczeństwa oraz prowadzenia analiz statystycznych i działań marketingowych.
  2. Pliki cookies dzielą się na:
    • Niezbędne (techniczne): umożliwiające korzystanie z podstawowych funkcji Serwisu (np. utrzymanie sesji, bezpieczeństwo). Są one instalowane automatycznie i nie wymagają zgody użytkownika.
    • Analityczne i funkcjonalne: służące do badania statystyk ruchu w Serwisie i zachowań użytkowników (np. Google Analytics).
    • Marketingowe: pozwalające na dopasowanie treści reklamowych do preferencji użytkownika.
  3. Pliki cookies analityczne oraz marketingowe są uruchamiane wyłącznie po wyrażeniu przez użytkownika dobrowolnej zgody za pośrednictwem dedykowanego panelu zarządzania plikami cookies (tzw. consent banner) przy pierwszej wizycie w Serwisie.
  4. Użytkownik ma możliwość w każdej chwili zmienić swoje preferencje dotyczące cookies lub całkowicie cofnąć zgodę za pomocą ustawień w panelu cookies na stronie www.voltavo.pl lub poprzez zmianę konfiguracji swojej przeglądarki internetowej.

§ 7 Bezpieczeństwo danych osobowych

Administrator dokłada wszelkich starań, aby zapewnić bezpieczeństwo przetwarzanych danych osobowych. W tym celu stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapobiegające nieuprawnionemu dostępowi do danych, ich utracie, modyfikacji lub zniszczeniu, w tym:

  1. Szyfrowanie połączenia ze stroną internetową za pomocą protokołu SSL/TLS.
  2. Dopuszczanie do przetwarzania danych wyłącznie osób posiadających pisemne upoważnienie i odpowiednio przeszkolonych.
  3. Zabezpieczenia fizyczne i systemowe serwerów oraz baz danych.
  4. Prowadzenie Rejestru Czynności Przetwarzania (RCP) zgodnie z art. 30 RODO.
  5. Ograniczanie zakresu danych przekazywanych podmiotom przetwarzającym (w tym dostawcom systemów sztucznej inteligencji) do niezbędnego minimum oraz wiązanie ich umowami powierzenia przetwarzania danych.

§ 8 Postanowienia końcowe

  1. Niniejsza Polityka Prywatności może być aktualizowana w związku ze zmianami przepisów prawa lub rozwojem funkcjonalności Serwisu.
  2. Informacje o zmianach będą publikowane bezpośrednio w Serwisie. W przypadku użytkowników zarejestrowanych lub posiadających z nami umowę, o istotnych zmianach Polityki zostaną oni poinformowani za pośrednictwem wiadomości e-mail.

Data aktualizacji: 10 lipca 2026 r.